Als e-mailberichten vezonden via de server van Hestec niet aankomen bij de ontvanger, dan kan dat meerdere oorzaken hebben. Voordat wij dit kunnen onderzoeken verwachten we dat je eerst dit help-document doorleest en daarin zelf al de aanwijzingen hebt gevolgd.

  1. Het probleem kan ook aan de ontvangende kant liggen
    Als een e-mail niet aankomt kan dit aan de verzendende kant liggen, maar net zo goed aan de ontvangende kant. Vraag daarom eerst de ontvanger of hij/zij de spam- of junkmailfolder heeft gecontroleerd. Het is namelijk nooit 100% uit te sluiten dat e-mail door de de ontvangende server als spam wordt aangemerkt.

  2. Eén klacht ligt vrijwel zeker aan de ontvangende kant
    Als de klacht over slechts één e-mail gaat of over één ontvanger en e-mails naar andere ontvangers komen wel gewoon aan, dan ligt het probleem vrijwel zeker aan de ontvangende kant. Vraag de ontvanger zijn instellingen te controleren (zoals spamfilter en blocklist) of zijn/haar systeembeheerder te raadplegen.

  3. Controleer nogmaals het e-mailadres!
    Controleer voor de zekerheid nog een keer het e-mailadres waarnaar je de e-mail hebt gestuurd. Heb je geen typefout gemaakt? Vraag de ontvanger of je wel zijn of haar juist e-mailadres hebt.

  4. Geen leeg onderwerp en leeg of te kort bericht
    Controleer je e-mailbericht. Als een e-mailbericht wordt vezonden zonder onderwerp of zonder bericht zelf, dan wordt deze uit veiligheidsoverwegingen geweigerd door onze server. Ook als het e-mailbericht te kort is, bijvoorbeeld slechts één of twee woorden, wordt deze geweigerd.

    Ook een te lang onderwerp is niet goed. Een onderwerp is een een korte zin die aangeeft waarover het bericht gaat. Wij hebben meegemaakt dat een klant consequent zijn hele bericht in het onderwerpveld typte en het bericht zelf leeg liet en zich vervolgens afvroeg waarom e-mails niet aankwamen of als spam werden aangemerkt.

  5. Geen grote bijlagen meesturen
    Zorg ervoor dat de bestanden (foto's, documenten etc.) niet groter zijn dan 5 MB. Als je meerdere bestanden meestuurt, zorg dan dat het totaal van alle bestanden samen niet groter is dan 10 MB. E-mails met te grote bijlage(n) worden geweigerd door onze server.
    Gebruik voor voor grotere bestanden een dienst zoals Wetransfer.

  6. Controleer de instellingen in je mailprogramma
    Als je klachten krijgt van meerdere ontvangers, dan ligt het probleem waarschijnlijk wel aan de verzendende kant, maar dat hoeft dan nog niet aan de Hestec server te liggen. Het kan ook liggen aan de instellingen in het mailprogramma op je computer, telefoon of tablet.

    Gebruik als uitgaande mailserver: altijd mail.jouwdomein.nl , waarbij je jouwdomein.nl vervangt door het domein van je e-mailadres, het deel achter het apenstaartje. Dus als je e-mailadres bijvoorbeeld info@dierenwinkel.com is, dan is de uitgaande mailserver: mail.dierenwinkel.com .

    Gebruik als uitgaande poort nooit poort 25 (deze is wel vaak standaard ingesteld), maar gebruik poort 465, 587 of 2525.

    Zorg dat authenticatie voor uitgaande e-amil aanstaat. In de meeste e-mailprogramma's kun je aanvinkend hiervoor dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord als de inkomende e-mail te gebruiken.

    Zie hieronder een voorbeeld van deze settings in Outlook:

    Image Placeholder

  7. Onze server is niet bedoeld voor grote aantallen e-mails
    De mailserver van Hestec is niet bedoeld en ook niet geschikt om grote hoeveelheden e-mail te verzenden. Het bijvoorbeeld niet de bedoeling onze server te gebruiken voor het verzenden van nieuwsbrieven. Het maximaal aantal e-mails dat per gebruiker per dag kan worden verzonden is gelimiteerd tot 200 per dag. Als je structureel dagelijks veel e-mails moet versturen adviseren wij om gebruik te gaan maken van Office365. Voor het verzenden van nieuwsbrieven adviseren wij Mailchimp te gebruiken.

Alle stappen doorgelopen en gecontroleerd?

Als je alle bovenstaande stappen hebt doorgelopen en gecontroleerd, dan kun je ons vragen om op onze server de status van verzonden e-mail na te kijken. Hierbij hebben wij de volgende gegevens nodig:

  1. Van minimaal 2 verzonden e-mails naar verschillende ontvangers de e-mailadressen van de ontvangers én het e-mailadres vanaf waar het verzonden is (je eigen e-mailadres).

  2. De exacte tijdstippen van verzending van deze e-mails.

  3. Eventuele foutmeldingen die je hebt gekregen (bij voorkeur een screenshot hiervan).

Bovenstaande informatie graag mailen naar support@hestec.nl of via versturen via deze link.

Om misverstanden te voorkomen: ons onderzoek wordt in rekening gebracht als de informatie niet volledig wordt aangeleverd of als na onderzoek blijkt dat de oorzaak niet aan onze kant ligt.